Matriz GUT: Aprende a priorizar tareas y pendientes

Normalmente, yo utilizaba la matriz de Eisenhower, que es la más común que se usa en este ecosistema. Sin embargo, siempre consideré que era ineficiente de cierta manera.

La verdad siempre me he encontrado con la problemática de no saber cómo priorizar mis tareas. Para los que me conocen, saben que soy demasiado específico en el momento de dividir tareas. Considero que cada una tiene características diferentes y elementos que las pueden hacer únicas. Sin embargo, es importante recordar que se tienen que terminar eventualmente, porque si no, la postergación o la sobre especialización de la tarea puede ser contraproducente para el proyecto. Normalmente, yo utilizaba la matriz de Eisenhower, que es la más común que se usa en este ecosistema.

Sin embargo, siempre consideré que era ineficiente de cierta manera. Aunque era útil, sentía que le faltaba algo, no me proporcionaba la diferenciación que necesitaba al ordenar mis tareas. Ahora, como gestor de proyectos, me enseñan diferentes maneras y técnicas, tales como:

1. Diagrama de Gantt

2. Metodología Scrum

3. Metodología Kanban

4. Lean Project Management

5. Metodología Waterfall

Entre otras que, la verdad, no he utilizado, así que no puedo opinar sobre ellas. Pero recientemente se me presentó esta metodología o herramienta llamada la matriz GUT. La verdad, no la había escuchado, pero al leer sobre cómo aplicarla y cómo se usa, la verdad, me pareció bastante práctica.

¿Qué es la Matriz GUT?

La Matriz GUT, que significa Gravedad, Urgencia y Tendencia, es una herramienta de gestión de prioridades, la cual considero que es muy útil para los emprendedores. Permite evaluar y priorizar tareas y decisiones de manera estructurada y eficiente, lo cual resulta fundamental para el éxito de cualquier proyecto.

Entendiendo los componente de la Matriz GUT:

1. Gravedad (G): Este factor se relaciona con la importancia o impacto que una tarea o decisión puede tener en tu negocio. Se evalúa en una escala del 1 al 5, donde 1 representa un impacto mínimo y 5 un impacto significativo.

2. Urgencia (U): La urgencia está vinculada al tiempo disponible para abordar una tarea o tomar una decisión. Una calificación de 1 indica que hay tiempo de sobra, mientras que 5 señala la necesidad de actuar de inmediato.

3. Tendencia (T): La tendencia se refiere a la probabilidad de que la situación empeore si no se toma una decisión o se realiza una tarea. Un puntaje de 1 indica una baja probabilidad de empeoramiento, mientras que 5 indica una alta probabilidad de deterioro.

Cómo Aplicar la Matriz GUT

Paso 1: Identificación de Tareas y Decisiones

El primer paso consiste en identificar claramente las tareas y decisiones que requieren tu atención. Esto puede abarcar desde la planificación de proyectos hasta la administración de clientes o la toma de decisiones financieras.

Paso 2: Evaluación de los Componentes

Para cada tarea o decisión identificada, asigna puntuaciones a los tres componentes de la Matriz GUT: gravedad, urgencia y tendencia. Utiliza tu experiencia y la información relevante disponible como base para estas calificaciones.

Paso 3: Cálculo de la Puntuación Total

Una vez que hayas asignado las puntuaciones a cada componente, calcula la puntuación total multiplicando las calificaciones de gravedad, urgencia y tendencia. Esto te proporcionará una clasificación clara de tus tareas y decisiones en función de su importancia y urgencia.

Beneficios para Emprendedores:

La Matriz GUT ofrece una serie de ventajas específicas para los emprendedores:

• Priorización Efectiva: Permite concentrar recursos y esfuerzos en las tareas y decisiones más críticas y urgentes para el negocio.

• Toma de Decisiones Informada: Facilita decisiones basadas en datos y evaluaciones objetivas, fundamentales para el éxito empresarial.

• Ahorro de Tiempo y Reducción del Estrés: Evita la pérdida de tiempo en tareas de menor importancia y reduce la sensación de abrumo al enfocarse en lo esencial.

• Enfoque en el Crecimiento: Ayuda a los emprendedores a alinear actividades diarias con objetivos a largo plazo, contribuyendo al crecimiento sostenible de sus negocios.

Matriz GUT en acción

Escenario: Eres el fundador de una startup en crecimiento y te encuentras en una fase donde debes manejar varios entregables críticos para el éxito continuo de tu negocio. Los entregables incluyen:

1. Facturas y Recibos para el Contador para hacer declaración anual: Estos documentos son esenciales para cumplir con las obligaciones fiscales y mantener la integridad financiera de tu empresa.

2. Pitch para inversionistas: Necesitas presentar un pitch a posibles inversionistas para asegurar financiamiento adicional y respaldar el crecimiento de tu startup.

3. Contratos para empleados: Estás expandiendo tu equipo y necesitas establecer contratos claros y justos para tus nuevos empleados.

4. Plan de marketing: La promoción de tu producto o servicio es crucial para atraer clientes y aumentar tus ventas.

Ahora, aplicaremos la Matriz GUT a cada uno de estos entregables:

Resultados y Priorización

Basado en las puntuaciones totales, puedes priorizar tus entregables de la siguiente manera:

1. Plan de Marketing (Puntuación: 100): Alta gravedad, urgencia y tendencia. Impacto en el crecimiento y los ingresos. Consecuencias de no seguirlo: disminución en las ventas y crecimiento lento del negocio.

2. Pitch para Inversionistas (Puntuación: 80): Alta gravedad y urgencia. Necesario para obtener financiamiento. Consecuencias de no seguirlo: dificultades financieras y limitaciones para expandir el negocio.

3. Facturas y Recibos para el Contador (Puntuación: 60): Importante pero menos urgente. Consecuencias de no seguirlo: problemas legales y financieros.

4. Contratos para Empleados (Puntuación: 60): Importante pero moderadamente urgente. Consecuencias de no seguirlo: dificultades en la gestión de empleados.

No seguir esta priorización puede causar retrasos en el crecimiento, dificultades financieras, problemas legales y una gestión menos efectiva de los recursos disponibles. La Matriz GUT minimiza estas consecuencias al enfocarse en las áreas de mayor impacto en el éxito del emprendimiento.

Es muy probable que nuestro instinto nos impida creer por completo en los resultados de la tabla o matriz. Sin embargo, como emprendedores, es importante tener la capacidad de entender y aceptar diferentes fuentes de opiniones basadas en estadísticas y metodologías comprobadas.

La matriz GUT se presenta como una herramienta invaluable para los emprendedores, permitiéndoles gestionar sus prioridades de manera efectiva. Al aplicar esta matriz, los emprendedores pueden identificar las tareas y decisiones más críticas y urgentes, concentrando sus recursos y esfuerzos en lo que realmente importa para el éxito de su negocio.

Además, la matriz GUT proporciona una base objetiva para la toma de decisiones informadas, ahorrando tiempo, reduciendo el estrés y permitiendo un enfoque claro en el crecimiento y desarrollo del emprendimiento. ¿Por qué no darle una oportunidad?

He creado una plantilla editable para que podamos utilizarla en nuestro día a día y así poder aprovecharla al máximo.